一、国立科学工艺博物馆(以下简称本馆)为办理搜藏品登录，依据本馆搜藏政策第陆条订定本规定。
二、为建立搜藏品入馆资料，有系统整理及保存搜藏品资料与取得过程之书面资料，并记录搜藏品研究、取用、维护、借贷等动态，以建全管理制度。
三、本规定之名词定义如下：
(一) 对象：指待搜藏的物质实体，除例外，泛指搜藏品尚未完成入藏登记前的状态，为一功能意义完整之物；对象可包括一主件(main)，一件以上共同构成具有功能意义之其它部件(parts)。
此处并不包括对象在市场机制下共构成商品的附件 (appendix) 。
(二) 搜藏品：指完成取得程序，而为本馆搜藏之对象。
(三) 登录 (registration) ：指所有与搜藏品有关的实质纪录与记录过程，包括入藏登记(accession)与编目(cataloguing)。
(四) 入藏登记：指新取得或暂管对象的登记。
(五) 编目：指将搜藏品有系统的分类、详细描述搜藏品规格、出处、历史与其它相关纪录，如状况报告、取用、维护、借贷、注销、展览等纪录。
四、搜藏品登录之原则如下：
(一) 同一批次取得或暂管之对象需同时进行入藏登记。
(二) 「本馆搜藏品入藏登记表」 (附件一) 与「本馆搜藏品编目表」(附件二) 以一物一表为原则。
(三) 搜藏品之登录档案需永久保存，经注销搜藏品之登录档案，其保存年限仍需自注销日起保存二十年，始可移除。
五、搜藏品登录作业由本馆搜藏研究组办理。
六、搜藏品之登录作业程序如下：
(一) 依序办理入藏登记与编目：对象依「本馆搜藏品取得作业规定」取得，点交后办理入藏登记。登录人员于「搜藏品管理系统」进行入藏登记或登录于「本馆搜藏品入藏登记表」。入藏登记完毕后于「搜藏品管理系统」进行编目或编目于「本馆搜藏品编目表」。
本款应于对象取得后卅日内完成。
(二) 登录资料陈核：将「本馆搜藏品入藏登记表」、「本馆搜藏品编目表」及办理入藏登记与编目之搜藏品清单，循行政程序呈核，由搜藏研究组主任核定。本款应于入藏登记与编目完毕后七日内完成。
(三) 文件存盘与备份：将前述资料及其它与搜藏品有关之文件与资料之纸本正本储存于档案室，并入同一登录号的卷宗内，由搜藏人员依号码先后顺序作档案管理。文件与资料应制作电子文件副本，以光盘(CD-ROM) 形式保存以防范资料损毁。
(四) 更新状况报告纪录：搜藏品入藏前与每次入、出库，应更新状况报告纪录。状况报告格式如附件三：「本馆搜藏品∕对象状况报告」。
(五) 定期登录搜藏品取用、维护、借贷、展览等纪录：搜藏品取用纪录应每月为之，搜藏品维护纪录应至少每年为之，搜藏品借贷纪录则于每次搜藏品/对象入、出库与归还时为之。
(六) 搜藏品登录异动：搜藏品成为永久性典藏、依「古物分级」作等级异动或搜藏品注销时为之。搜藏品成为永久性典藏时，应依对象研究报告内容，登录或更新资料。
七、搜藏品入藏登记号与编目号编码方式如下：
(一) 同一来源与时间搜藏入馆的搜藏品视为同一批搜藏品，共属一个登录号。再分别给每一件搜藏品一个编目号，建立个别的编目档。
(二) 登录号编码方式为xx．xxxx．xxx．xxxx．xxx，最长十六码。
1.第一码为藏品状态代码：T代表暂时性典藏搜藏品，P代表永久性典藏搜藏品，D代表注销之搜藏品，M代表暂管文物，L代表借入品。第二码为藏品分级代码：T代表会计法第五十条所称珍贵动产、不动产者之搜藏品；1 代表符合教育部规定之古物分级条件之「古物」，2 代表古物分级条件之「重要古物」，3 代表古物分级条件之「国宝」，0 代表其它不属于上述分级之对象。
2.第三至第六码为公元年份 (元月份起始至十二月底) 。
3.第七至九码为该年入藏批数之次序。如 T1．1997．001．0001．001 表示为 1997 年第一批入馆之暂时性典藏搜藏品。
4.第十至十三码为该批搜藏品主件号码。如 T1．1997．001．0001．001 表示为 1997 年第一批入馆之暂时性典藏搜藏品之第一件搜藏品 (主件) 。
5.第十四至十六码为搜藏品之部件号码。如T1．1997．001．0001．001与T1．1997．001．0001．002分别表示为1997年第一批入馆之暂时性典藏搜藏品之第一件主件之第一与第二件部件。
该主件若无部件，第十四至十六码不编码；如部件数量过多且其功能意义并无单独注记之必要时，得免编部件码，改以文字叙述于主件之搜藏品入藏登记表中。
(三)编目号编码方式为xx．xx．xx，最长六码。
1.第一至二码为类号，为搜藏品之分类。如01代表量测类。
2.第三至四码为项号，为类之下之分项。如03．02代表电子类之信息科技项。
3.第五至六码为目号，为项之下之分目。如03．02．01代表电子类之信息科技项之特定目。
4.如无项、目，该项、目不编码。
八、对象入藏登记与编目应登载之资料除另有规定外，以「对象研究报告」所载为准。如「对象研究报告」尚未完成，以「对象评估报告」所载为依据，但「对象研究报告」完成后，应依新资料进行更新。
九、搜藏品入藏登记表应登载之资料如下：
(一)登录日期：登录作业当日日期，以阿拉伯数字依序登载xxxx(公元年)/xx(月)/xx(日)。
(二)搜藏品批次名称：同一批取得来源之搜藏品之中英文代称。以该批次搜藏品之原属单位、个人或采集地点命名，如「经济部标准检验局藏品」或「高雄硫酸铔公司藏品」。如该批次藏品仅有一件，则登载该搜藏品之品名。
(三)搜藏品登录号：依编码方式依次序给号。
(四)数量：以该批次典藏品之主件数登记。
(五)对象取得方式。
(六)对象来源：对象原属之个人、单位名称或采集地点，并加注相关地址、电话、传真、电子邮件等联络资料。
(七)入馆日期：以「搜藏品入馆点交纪录」所载日期为依据。
(八)经手人姓名：本馆承办该批搜藏品入馆业务之典藏管理人员。以「搜藏品入馆点交纪录」所载日期为依据。
(九)登录人姓名：本馆执行入藏登记/编目之人员姓名。
(十)搜藏品取得之相关文件。
十、搜藏品编目应登载之资料如下：
(一)基本资料：
1.编目日期：编目当日之日期，以阿拉伯数字依序登载YYYY(公元年)/MM(月)/DD(日)。
2.搜藏品登录号：以入藏登记表所载为依据。
3.搜藏品编目号：依「本馆馆藏分类表」，由搜藏研究组登录人给予搜藏品编目号。
4.数量：一对象，一个编目号为原则。
5.搜藏品取得方式：以入藏登记表所载为依据。
6.搜藏品来源：以入藏登记表所载为依据。
7.搜藏品入馆日期：以入藏登记表所载为依据。
8.搜藏品财产编号：搜藏品若经本馆秘书室列为本馆财产，须由秘书室提供财产编号。
9.搜藏品名称：搜藏品之确实中／英文名称。主件应登载全名，如「全自动吊花织袜机」；部件则登载该部件特定名称即可，如「全自动吊花织袜机的炼条架」则登载「炼条架」即可。有「俗名」者，应同时登载其俗名。搜藏品如有原产地名称，应加附其原文名称。
10.取得价格：如搜藏品取得方式为购买，以购入价格为其价格；如为交换，以交换品之价格为其价格；如为无偿取得，则登载「0」。
11.库房储存区位：标示搜藏品于库房的储存区位为SS(库房Stor-age码)/RRR(柜架Rack的排码)/PPPP(柜架Partition的格码)。按搜藏品的放置有其固定的库存位置，移出使用完后，必须放回其原来的位置。如搜藏品不在搜藏库内，库房储存区位应登载存放地点或借展单位之名称，如登载为「航空与太空展示厅」。
12.保险金额。在预算许可下尽可能依鉴定价格投保。
13.加保日期。
14.登录人姓名：本馆执行入藏登记／编目之人员姓名。
(二)鉴定项目
1.所属年代：发明年(代)、生产年(代)、启(使)用年(代)。以公元记年方式表示(如1987或1960s或1995-2004)，如可知精确日期者，应加注日期。
2.属性：原件(original)、复原件(restoration)、复制件(replica)、仿制件(imitation)、原尺寸模型(full-scalemo-del)、比例模型(scalemodel)或其它。
3.量度
(1)长：以毫米(mm)为单位。长、宽、高皆达一公尺以上时可以公分(cm)为单位。
(2)宽：以毫米(mm)为单位。长、宽、高皆达一公尺以上时可以公分(cm)为单位。
(3)高：以毫米(mm)为单位。长、宽、高皆达一公尺以上时可以公分(cm)为单位。
(4)重：以公斤(kg)为单位。如未达一公斤，以公克(g)为单位。
(5)直／半径：具圆弧元素素造型对象应量测并标示。以公分(cm)为单位，如小于一公尺，以毫米(mm)为单位。
(6)其它：可视需要对其它重点部位加以测量并标示。
4.材质：登载搜藏品外观之材质，若为多种材料组合而成，应详列其材质名称。原材质上若覆有涂装或表面处理，应描述之。
5.制造者：制造人名或制造厂商名。
6.生产年代：记录搜藏品生产制造所属之公元年份，若无法确实其真正生产年份，则尽量明确表示其时期。
7.生产地：单一部件对象为该对象被制造地为生产地；多部件对象为成品完成组装地为生产地。
8.价值※：如有取得价格者，填取得价格；如无则以市价鉴之；或以该对象新品之原价或市价择高者登录之。
9.功能(function)※：对象原设计之预设目的。如有原对象出产所附之使用说明书，应附之。
10.颜色※：外观之色彩。如有多种颜色，则叙述其主要与次要颜色即可。依Pantone色卡编号标示之。
11.状况※：详「状况报告」。搜藏品入库前、后，皆需做对象状况报告，并于对象状况报告完成后登载于藏品管理系统。
12.其它有意涵之痕迹(mark)或讯息(message)※：对象上过去使用历程所留下的具研究价值之痕迹或可资解读的图文讯息，或对象原出品所具之可资解读之图文讯息。
(三)项目描述
1.所有权历程(ownership)：记录搜藏品与原制造者、所有权之间隶属关系的变动更迭。
2.使用历程(usership)※：对象为社会所认知并实践之实际功能，其中包括误用(misuse)、滥用(abuse)与挪用(appropr-iation)。
3.社会文化特征(socio-cultural significance)※：描述对象在社会、文化、经济、统治等面向所具之意义。
4.对象图片、照片或影像资料：以实体图像120正片为主，负片与数字档案为辅。对象拍照时，必须前置比例尺及编目号书写卡以为识别。
(四)记录项目
1.搜藏品研究记录。如「本馆搜藏品研究记录表」(附件四)。
2.搜藏品取用纪录。如「本馆搜藏品取用纪录表」(附件五)。
3.搜藏品维护纪录。如「本馆搜藏品维护纪录表」(附件六)。
4.搜藏品借出借入纪录。如「本馆搜藏品借贷纪录表」(附件七)。
5.搜藏品登录异动纪录。如「本馆搜藏品登录异动纪录表」(附件八)。
(五)搜藏品档案
1.对象取得过程之相关文件正本，或与正本相符之副本：
(1)基本文件：对象评估报告、对象研究报告、搜藏品审议会纪录、搜藏指导委员会议纪录、对象运送点交纪录、公文书纪录。
(2)选项文件：捐赠：捐赠契约、所有权相关证明文件、感谢状寄发纪录及其它。
转移：双方信函、财产移拨清册及其它。
采集：采集纪录表及其它。
购买：购买合约(含议价纪录)、所有权相关证明文件及其它。
交换：双方信函、交换契约、本馆注销纪录及其它。
2.影音附件
(1)影像资料：正负相、各种形式影片皆须归档，于归档前需转成数字备份，储存格式与原则应参考「本馆数字典藏与搜藏品数位化作业规定」。
(2)有声资料：各种形式有声资料皆须归档，于归档前需转成数字备份，储存格式与原则与前项相同。
3.搜藏品图说数据与清单。
4.与搜藏品有关之研究资料。
5.其它：前述未载明，但有保存与研究价值之相关资料。
(六)现行藏品管理系统未包含之项目以「※」注明，于藏品管理系统更
新时增列新类目。
十一、完成登录、编目之搜藏品应标示登录号与编目号。得以下列方法之
一为之：
(一)直接书写于搜藏品上：先寻一不破坏全貌又易搜寻见到之处，如近底座处或背面等，依搜藏品大小择一适当尺寸长方形面积为编目号书写处，先以(5-10％)AcryloidB-72液等化性稳定不影响材质之透明材料薄涂出长方形，干透后，再以沾水笔、针笔或毛笔沾针笔墨水(或黑色或白色，视搜藏品底色而定)书写编目号，墨水干透后，再薄涂一层相同的保护液。
(二)书写于无酸卡纸上再系于搜藏品：搜藏品材质表面不宜或不易直接书写者，可裁适当大小无酸浅色纸卡，用针笔书写编目号于纸卡上，以适当方式系于搜藏品可见之处。若搜藏品体积太小无法系绑纸卡，则将搜藏品置于适当的无酸容器中，再将标有编目号的无酸自粘卷标贴于容器外。
(三)纸类搜藏品则以2B铅笔书写于藏品背面右下角处。
十二、本规定经搜藏指导委员会、馆务会议审议通过，由馆长核定后实施，修正时亦同。