中共湖南省委办公厅、湖南省人民政府办公厅关于印发《湖南省机关公文二维条码使用规范》的通知

各市州委，各市州人民政府，省直机关各单位：
　　为进一步提高办公自动化水平和公文运转效率，推进我省公文处理工作的科学化、规范化，根据《中共中央办公厅秘书局国务院办公厅秘书局关于印发〈机关公文二维条码使用规范〉的通知》（中秘文发〔２００５〕５６号）精神，现将《湖南省机关公文二维条码使用规范》印发给你们，请遵照执行。
　　自２００７年１０月１日起，各市州与省直机关各单位报送中共湖南省委及省委办公厅、湖南省人民政府及省人民政府办公厅的公文和简报，须印制符合规范要求的公文二维条码。各市州各单位要高度重视，抓紧做好有关准备工作，确保公文二维条码的顺利启用。中共湖南省委办公厅、湖南省人民政府办公厅分别负责本系统公文二维条码应用的技术指导。
　　各单位自行开发公文二维条码生成识读系统软件，在使用前必须报省委办公厅、省人民政府办公厅批准，并建立档案资料；使用的公文二维条码软件、硬件产品，必须经省国家保密局检测认可后才能使用。
　　公文二维条码中的组织机构代码的管理机关为各级质量技术监督管理部门。没有组织机构代码的单位请到同级质量技术监督管理部门申请办理。各级质量技术监督管理部门要认真做好组织机构代码的办理、管理和有关服务工作。
　　中共湖南省委办公厅
　　湖南省人民政府办公厅
　　２００７年６月５日
湖南省机关公文二维条码使用规范

　　一、说明
　　本规范属于湖南省电子党务、电子政务的指导性文件，明确了湖南省机关公文中使用国家标准四一七条码的方法和要求，对湖南省机关公文二维条码的数据元素和制作要求作出了明确的规定。
　　本规范由中共湖南省委办公厅、湖南省人民政府办公厅负责解释。
　　二、数据元素
　　１．数据元素描述方式
　　（１）标识符：表示数据元素顺序的唯一标识。
　　（２）名称：表示数据元素的名称。
　　（３）约束：表示数据元素的值是“必选”还是“可选”，“必选”表示该值必须填写，“可选”表示该值可以填写，也可以不填写。
　　（４）数据格式：表示数据元素值的类型及所允许的最小和最大长度。
　　其中：Ｃ表示字符型数据；Ｃｎ表示ｎ个字节固定长度的字符型数据；Ｃｎ１－ｎ２表示最少ｎ１个、最多ｎ２个字节可变长度的字符型数据。
　　（５）备注：与数据元素有关的注释。
　　２．基本数据元素
　　标识符：００１
　　名称：条码版本标识
　　约束：必选
　　数据格式：Ｃ１１
　　备注：本规范的条码版本标识为：ＧＢ０６２６－２００５。
　　标识符：００２
　　名称：条码编号
　　约束：必选
　　数据格式：Ｃ２０
　　备注：根据湖南省实际情况确定条码编号长度为２０个字节，并确保该编号在同一条码制作单位编码下的唯一性（具体的条码编号规则见附件）。
　　标识符：００３
　　名称：发文单位
　　约束：必选
　　数据格式：Ｃ２－４０
　　备注：如果是联合发文，只填写主办单位名称。
　　标识符：００４
　　名称：公文种类或刊物名称
　　约束：可选
　　数据格式：Ｃ０－３０
　　备注：填写公文种类或刊物名称。
　　标识符：００５
　　名称：发文字号或期号
　　约束：必选
　　数据格式：Ｃ１－３０
　　备注：填写发文字号或期号，没有发文字号和期号，填写“无”。
　　标识符：００６
　　名称：主送单位
　　约束：可选
　　数据格式：Ｃ０－４０
　　备注：有固定版头、报头的下发文件，填写“见主送机关”；没有主送单位的公文或刊物，可以为空。
　　标识符：００７
　　名称：标题
　　约束：可选
　　数据格式：Ｃ０－１６０
　　备注：有标题的为必选项，没有标题的可以为空。
　　标识符：００８
　　名称：秘密等级
　　约束：必选
　　数据格式：Ｃ２－１６
　　备注：分为无、秘密、机密、绝密四级。如果有保密期限，可直接将期限填写在密级之后。
　　标识符：００９
　　名称：紧急程度
　　约束：必选
　　数据格式：Ｃ２－４
　　备注：公文紧急程度分为无、急件、特急三级；电报紧急程度分为平急、加急、特急、特提四级。
　　标识符：０１０
　　名称：公文成文日期或刊物编印日期
　　约束：必选
　　数据格式：Ｃ８，ＹＹＹＹＭＭ　　Ｄ　　Ｄ
　　备注：填写公文的成文日期或刊物的编印日期，其中，ＹＹＹＹ为年份，ＭＭ为月份，ＤＤ为日。
　　标识符：０１１
　　名称：发布层次
　　约束：可选
　　数据格式：Ｃ０－８
　　备注：填写文件的发布层次。省委、省政府文件的发布层次分为“发至市师级”（或“发市州省直”、“发市州”、“发省直单位”）、“发至县团级”（或“发至县级”、“发至县”）和“发至乡镇”、“公开发布”四级，非固定发布层次的文件，填写“特定范围”。
　　标识符：０１２
　　名称：条码制作单位
　　约束：必选
　　数据格式：Ｃ２－２０
　　备注：填写条码制作单位的具体名称。
　　标识符：０１３
　　名称：条码制作日期
　　约束：必选
　　数据格式：Ｃ８，ＹＹＹＹＭＭ　　Ｄ　　Ｄ
　　备注：填写条码制作的日期，其中，ＹＹＹＹ为年份，ＭＭ为月份，ＤＤ为日。
　　标识符：０１４
　　名称：份号
　　约束：可选
　　数据类型：字符型
　　数据格式：Ｃ０－１０
　　备注：特殊公文需要按份号生成不同条码时，可以填写文件份号。
　　３．自定义数据元素
　　标识符：０１５
　　名称：自定义字段
　　约束：可选
　　数据格式：Ｃ０－８０
　　备注：本规范基本数据元素００１～０１４字段不能满足使用要求的单位，可以向中共湖南省委办公厅、湖南省人民政府办公厅申请使用自定义字段，由中共湖南省委办公厅、湖南省人民政府办公厅分配自定义字段版本编号后才能按要求使用；其他单位自定义字段为空。
　　三、制作要求
　　１．公文二维条码制作要求
　　采用国家标准四一七条码（ＧＢ／Ｔ１７１７２－１９９７），容错等级为３级。
　　２．存储规则
　　条码数据采用动态存储方式，以“＾”作为数据元素的分隔符，以“＾│”作为条码内容的结束符。存储格式如下：
　　ＧＢ０６２６－２００５＾条码编号＾发文单位＾公文种类或刊物名称＾发文字号或期号＾主送单位＾标题＾秘密等级＾紧急程度＾公文成文日期或刊物编印日期＾发布层次＾条码制作单位＾条码制作日期＾份号＾自定义字段＾│
　　３．条码大小
　　建议条码大小尺寸为：宽５０ｍｍ；高大于１０ｍｍ，小于２５ｍｍ。此尺寸的条码最多容纳３５０个字节（１７５个汉字）的内容。如果内容超过３５０个字节，条码可以适当加宽。整个条码容量最多不超过５００个字节（２５０个汉字）。
　　４．条码位置
　　公文二维条码印制在公文最后一页的版心右下角位置；如公文带有版记，印制在版记下方右侧，与版记空开３ｍｍ，与版心右边缘空开５ｍｍ。有附件的公文正文与附件一并装订的，条码印在附件最后一页的版心右下角位置；正文与附件分别装订时，公文条码印在正文最后一页的版心右下角位置。
　　四、使用要求。
　　１．公文二维条码内容中文件基本信息必须与相应公文内容一致；公文条码内容与相应公文内容秘密等级相同。电子公文上的条码随公文版式一并生成，条码位置、内容必须与该公文的条码位置、内容一致。
　　２．印制公文二维条码应确有必要，不得随意生成。在印制过程中生成的多余的公文二维条码，要按同等密级公文的销毁要求进行销毁；专用公文二维条码打印机制作条码使用过的碳带必须销毁，不得随意丢弃。
　　３．公文二维条码中除自定义字段以外的各字段内容不得含有公文二维条码字段专用分隔符“＾”和结束符“＾│”。
　　４．公文二维条码必须在经国家保密部门认可的系统中识读，禁止使用未经国家保密部门认可的系统或设备识读公文二维条码。
　　５．严禁在与互联网有物理联接的设备或网络上制作、识读秘密级以上的公文二维条码。
　　６．绝密公文二维条码的生成、识读，原则上在绝密级系统中完成。当确需在非绝密级系统中生成、识读绝密级公文的二维条码时，可对标题进行处理，使之不含绝密内容信息或不填写。
　　五、附则
　　１．公文二维条码中出现的单位名称一般使用规范化简称，没有规范化简称的使用全称。
　　２．公文二维条码中存储的字符采用国家汉字标准ＧＢ２３１２和ＧＢＫ中规定的字符，其中，汉字用２个字节表示，其他字符用１个字节表示。
附件:湖南省机关公文二维条码编号规则

　　根据《中共中央办公厅秘书局国务院办公厅秘书局关于印发〈机关公文二维条码使用规范〉的通知》（中秘文发〔２００５〕５６号）和《湖南省组织机构代码管理办法》（湖南省人民政府令第１５６号）精神，为确保湖南省机关公文二维条码编号的唯一性，现就条码编号规则作如下规定。
　　１．条码编号采用２０位字节编排。
　　２．编号的第１、２位为湖南省标识，固定为“４３”（湖南行政区划代码），报中央办公厅、国务院办公厅备案。
　　３．编号的第３至１０位为发文单位标识，使用质量技术监督管理部门颁发的组织机构代码。
　　４．编号的第１１至１３位为发文单位内设机构及下属单位标识，是发文单位为其内设机构和没有组织机构代码或没有资格申请组织机构代码的下属单位设定的标识，由各单位自行设定，确保唯一性。
　　５．编号的第１４至２０位为公文二维条码流水号。各发文单位的流水号从１开始累加，后一年的流水号延续前一年。